Як правильно сформувати бюджет грантового проекту

Будь-який бюджет має спиратися на цілі та завдання грантового проекту. При формуванні бюджету необхідно враховувати створення необхідних відділів компанії і нових посад, використовуване обладнання, необхідні приналежності, транспортні та адміністративні витрати. Це важливо врахувати, інакше може виявитися, що бюджет та проект не співпадуть.

Формувати бюджет слід після того, як будуть заплановані всі заходи проекту, а не навпаки — бюджет вийде чесним і реалістичним. Неправильно відштовхуватиметься від необхідної суми гранту та потреби щось придбати і лише потім готуватиме заявку на основі проекту, який спрямований на обґрунтування цих витрат.

Основні принципи формування бюджету проекту

• Обґрунтованість. Бюджет повинен забезпечувати виконання всіх заходів календарного плану. Кожна стаття видатків має відповідати конкретному заходу. У бюджеті не повинно бути видатків, не пов’язаних із конкретною діяльністю, описаною в календарному плані. Треба описувати кожну статтю витрат так, щоб було зрозуміло, якому заходу вона відповідає.
• Реалістичність. Витрати по бюджету повинні відповідати реальним цінам на ринку. Якщо в рамках проекту передбачається закупівля обладнання або оплата послуг, то в коментарях до відповідних статей витрат наскільки можна і за наявності такої інформації можна вказати посилання на вартість подібних товарів та послуг в Інтернеті або додати до заявки комерційні пропозиції від потенційних підрядників або розцінки на послуги фізичних. осіб.

Слід чітко описати назву та вартість кожної позиції у коментарях до статей бюджету, щоб було зрозуміло, з чого складається підсумкова сума.

Не рекомендується завищувати величину витрат у надії отримати більший грант. З бюджету має бути очевидним, що планується використання оптимального обсягу ресурсів, щоб досягти результатів проекту.

Прописуйте кожну позицію детально, особливо якщо це складний чи складовий товар, обладнання чи послуга.
Вкажіть у бюджеті всі витрати на проект, підкріпіть домовленості про співпрацю листами підтримки з боку партнерів.
Важливо правильно розрахувати власний внесок організації, якщо ви використовуєте ресурси одночасно у кількох проектах.

• Витрати за проектом враховуються за фактом здійснення. Це означає, що фонд не компенсує «заднім числом» ті витрати, які вже були здійснені до початку реалізації проекту, і не видає кошти на ті витрати, які планується здійснити, після закінчення проекту.
  Якщо деякі послуги, які будуть використовуватися для реалізації проекту, були сплачені авансом до його початку (оренда приміщення, послуги зв’язку тощо), припустимо вказати частину цих витрат як співфінансування — саме ту частину, яка відповідає місяцям реалізації проекту, зазначеним у заявці.
• На послуги підрядників — не більше 30% витрат. Коли за рахунок гранту планується оплата послуг сторонніх організацій та індивідуальних підприємців, то загальна сума витрат на ці послуги не повинна перевищувати 30% від суми гранту.У ці 30% не входять: офісні витрати, оренда приміщень, купівля обладнання, іншого майна та майнових прав, витрати на проїзд, проживання, харчування у складі витрат на відрядження та витрат на проведення заходів.

Не можна вимагати та витрачати кошти гранту на забезпечення наступних витрат:

• не пов’язаних безпосередньо з реалізацією проекту;
• на придбання нерухомого майна (включаючи земельні ділянки);
• на капітальне будівництво нових будівель;
• на придбання алкогольної та тютюнової продукції, а також предметів розкоші;
• на фінансування політичних партій, кампаній та акцій, підготовку та проведення мітингів, демонстрацій та пікетувань;
• на погашення заборгованості організації;
• на сплату штрафів та пені.

При формуванні бюджету грантового проекту слід керуватися головним принципом: кожна стаття бюджету має бути пов’язана з конкретним заходом у рамках календарного плану. Важливо описувати кожну статтю витрат так, щоб зрозуміло, якому заходу вона відповідає.
Бюджет проекту з визначення не може дорівнювати тільки сумі гранту, що запитується. У будь-якому випадку організація вносить в проект власний внесок: свої ресурси