Как правильно сформировать бюджет грантового проекта

Всякий бюджет должен опираться на цели и задачи грантового проекта. При формировании бюджета необходимо учитывать создание необходимых отделов компании и новых должностей, используемое оборудование, требующиеся принадлежности, транспортные и административные расходы. Это важно учесть, иначе может оказаться, что бюджет и проект не совпадут.

Формировать бюджет следует после того, как будут запланированы все мероприятия проекта, а не наоборот — так бюджет получится честным и реалистичным. Будет неправильно отталкиваться от необходимой суммы гранта и потребности что-то приобрести и только потом готовить заявку на основе проекта, который направлен на обоснование этих расходов.

Основные принципы формирования бюджета проекта

• Обоснованность. Бюджет должен обеспечивать выполнение всех мероприятий календарного плана. Каждая статья расходов должна соответствовать конкретному мероприятию. В бюджете не должно быть расходов, не связанных с конкретной деятельностью, описанной в календарном плане. Следуют описывать каждую статью расходов так, чтобы было понятно, какому мероприятию она соответствует.
• Реалистичность. Расходы по бюджету должны соответствовать реальным ценам на рынке. Если в рамках проекта предполагается закупка оборудования или оплата услуг, то в комментариях к соответствующим статьям расходов по возможности и при наличии такой информации можно указать ссылки на стоимость подобных товаров и услуг в Интернете или приложить к заявке коммерческие предложения от потенциальных подрядчиков или расценки на услуги физических лиц.

Следует четко описать название и стоимость каждой позиции в комментариях к статьям бюджета, чтобы было ясно, из чего складывается итоговая сумма.
Не рекомендуется завышать величину расходов в надежде получить грант побольше. Из бюджета должно быть очевидно, что планируется использование оптимального объема ресурсов, чтобы достигнуть результатов проекта.
Прописывайте каждую позицию детально, особенно если это сложный или составной товар, оборудование или услуга.

Укажите в бюджете все затраты по проекту, подкрепите договоренности о сотрудничестве письмами поддержки со стороны партнеров.
Важно правильно рассчитать собственный вклад организации, если вы используете ресурсы одновременно в нескольких проектах.

• Расходы по проекту учитываются по факту совершения. Это значит, что фонд не компенсирует «задним числом» те расходы, которые уже были совершены до начала реализации проекта, и не выдает средства на те расходы, которые планируется совершить, после окончания проекта.
  Если некоторые услуги, которые будут использоваться для реализации проекта были оплачены авансом до его начала (аренда помещения, услуги связи и т.д.), допустимо указать часть этих расходов в качестве софинансирования — именно ту часть, которая соответствует месяцам реализации проекта, указанным в заявке.
• На услуги подрядчиков — не более 30% расходов. Когда за счет гранта планируется оплата услуг сторонних организаций и индивидуальных предпринимателей, то общая сумма расходов на эти услуги не должна превышать 30% от запрашиваемой суммы гранта. В эти 30% не входят: офисные расходы, аренда помещений, покупка оборудования, иного имущества и имущественных прав, расходы на проезд, проживание, питание в составе командировочных расходов и расходов на проведение мероприятий.

Нельзя запрашивать и тратить средства гранта на обеспечение следующих расходов :

• не связанных непосредственно с реализацией проекта;
• на приобретение недвижимого имущества (включая земельные участки);
• на капитальное строительство новых зданий;
• на приобретение алкогольной и табачной продукции, а также предметов роскоши;
• на финансирование политических партий, кампаний и акций, подготовку и проведение митингов, демонстраций и пикетирований;
• на погашение задолженности организации;
• на уплату штрафов и пеней.

При формировании бюджета грантового проекта, следует руководствоваться главным принципом: каждая статья бюджета должна быть связана с конкретным мероприятием в рамках календарного плана. Важно описывать каждую статью расходов так, чтобы было понятно, какому мероприятию она соответствует.

Бюджет проекта по определению не может быть равен только запрашиваемой сумме гранта. В любом случае организация вносит в проект собственный вклад: свои ресурсы, привлеченных к проекту партнеров т.д.